Cara Membuat dan Contoh Surat Undangan Resmi

Surat resmi terdiri dari beberapa jenis, salah satunya adalah surat undangan resmi. Surat undangan resmi ini biasanya dibuat oleh sebuah instansi yang isinya berupa ajakan kepada instansi lainnya atau perorangan untuk menghadiri suatu acara atau melakukan kegiatan tertentu. Misalnya, menghadiri pertemuan, rapat, seminar atau acara resmi lainnya.

Struktur Undangan Resmi

Apabila anda ingin membuat surat undangan resmi, namun masih bingung cara membuatnya. Jangan khawatir, karena dalam kesempatan kali akan coba memberikan informasi mengenai struktur dan contoh surat undangan resmi sebagai berikut :

1. Kop Surat

Perlu diketahui bahwa pada surat undangan resmi terdapat kop surat yang menjadi identitas bagi instansi yang membuat dan mengirimkan surat tersebut. Pada kop surat ini biasanya tertera nama, logo, dan alamat instansi.

2. Tanggal Surat

Selain kop surat, tanggal surat juga menjadi bagian penting yang harus dicantumkan di surat undangan resmi. Dengan dicantumkannya tanggal surat, sehingga penerima surat tersebut menjadi tahu kapan surat undangan resmi itu dibuat. Dengan begitu, bisa menentukan urgensi dari surat tersebut.

3. Nama dan Pihak Yang Dituju

Pada surat undangan resmi tertulis pula nama dan pihak yang dituju untuk menerima undangan tersebut. Untuk membuatnya, tuliskan nama secara lengkap, beserta gelar dan jabatannya. Selain itu, perhatikan betul nama yang dituju, jangan sampai ada kesalahan menulis atau typo.

4. isi Surat

Isi surat undangan resmi ini berisikan maksud dan tujuan undangan tersebut dibuat. Tuliskan secara singkat acara apa yang akan dihadiri oleh pihak penerima surat.

5. Waktu dan Tempat

Setelah menulisa maksud dan tujuan dibuatnya undangan tersebut secara jelas, jangan lupa untuk mencantumkan waktu dan tempat acara digelar. Hal ini sangat penting supaya penerima undangan bisa mempersiapkan diri mengatur waktu agar tidak terlambat saat menghadiri undangan tersebut.

6. Tanda Tangan dan Stempel Instansi

Langkah selanjutnya bubuhkan tanda tangan pembuat surat dan stempel instansi. Ini dibuat untuk menunjukkan bahwa surat undangan resmi tersebut benar dan bisa dipertanggungjawabkan.

7. Lampiran

Pada surat undangan resmi biasanya terdapat juga lampiran yang menjelaskan secara rinci terkait agenda apa saja yang akan dilakukan dalam acara tersebut, hingga siapa saja yang akan mengisi acara atau narasumber yang hadir.

8. Gaya Bahasa

Berbeda dengan surat tidak resmi yang menggunakan bahasa bebas, surat undangan resmi menggunakan bahasa yang kaku dan formal. Dalam membuat surat undangan resmi gunakanlah gaya bahasa sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hal ini dilakukan agar penerima surat bisa memahaminya dengan mudah.



Contoh Surat Undangan Resmi

PT. Sejahtera Makmur

Jl. Sekeloa No. 90 Bandung

Telp. 2375994665 Fax 235987668 Email. Sejahteramakmur@mail.com

No : 007/SU-SDS/!!/2019

Lampiran : -

Perihal : Undangan Sosialisasi

Kepada Yth,

Pimpinan PT Sejahtera Makmur

Jl. Sekeloa No. 90 Bandung

di-Tempat

Dengan Hormat,

Berhubungan dengan pergantian kedudukan beberapa jabatan dalam periode ke 3 di PT. Sejahtera Makmur, maka dengan ini kami mengundang perwakilan dari perusahaan untuk melakukan penyematan serah terima jabatan yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu, 17 September 2019

Waktu : 08.00 – 10.00 WIB

Tempat : Ruang Meeting PT. Sejahtera Makmur

Demikian surat undangan ini, kami sampaikan. Mohon kehadirannya tepat waktu. Atas perhatian dan kerjsamanya kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,



Tatang Sutisna, SE